電子契約ではメール認証にて本人確認を行っておりますが、送信したメールアドレスの保有者が契約締結の権限を持っていない場合では、無権代理により契約が無効となるケースも考えられます。
このようなことが起こらないように無権代理リスクへの対策を取り入れていただくことが重要です。
自社の送受信について
契約締結権限者自身が、権限を保有している者との間で電子契約の送受信を行うことを推奨しています。
また、グループアドレスやメーリングリストを活用して締結する事も可能です。
ただ、この場合は、社内規定に当該のメールアドレスには契約締結権限のあるメンバーのみが利用できることを記載いただくなど、顧問弁護士や法務担当者に必ず確認し運用ください。
相手方への確認方法について
電子契約を送付する前に、確認いただくことを推奨しています。
確認方法としては下記２通りです。
確認方法① 書面での確認
契約締結送付先メールアドレスの確認書を書面で取り交わす方法です。
確認書に、送付先のメールアドレスなどの情報を記入いただき先方の代表者の登録印（いわゆる実印）捺印の書面を受け取ることで、より厳格な対策をとっていただくことが可能です。
この場合、法人名称・所在地、代表者氏名、特定の役職員に契約締結権限を付与する旨と，その役職員のメールアドレスを記載することが必要です。たとえば、以下のような情報が必要になります。
【 ① 委任者の情報 】
- 法人名称
- 法人所在地
- 代表者肩書及び代表者名（例：「代表取締役 電子太郎」）
【 ② 受任者の情報 】
- 受任者の所属（法人名，部署名）
- 受任者の肩書（例「××部長」）
- 受任者の氏名
- 受任者のメールアドレス
【 ③ 委任内容の情報 】
- 受任者に授与する権限（例「○○万円までの××契約の締結権限」）
提供しているファイルは、サンプルです。
必ず法務担当者や顧問弁護士にリーガルチェックを依頼し、貴社に合った登録書をご利用ください。
確認方法② 相手方に情報入力いただく
こちらは確認方法①に比べて裁判における証明力は低くなりますが、より簡易的なため、取り入れやすい方法となります。
下記項目をWEBフォームやリーガルチェックを依頼されたメールなどで相手方に確認する方法です。
- 締結先企業名
- 締結権限者の氏名（代表者以外の際には役職も含める）
- 契約締結送付先メールアドレス
上記は推奨している例です。
詳しくは、顧問弁護士や法務担当者にご相談ください。
【監修】
宮内・水町IT法律事務所
宮内 宏 弁護士
https://www.miyauchi-law.com/miyauchi.html